クラウド会計の良いところに、リアルタイムに更新できるところがあります。
仕訳が間違っていた場合に修正する際、多くのクラウド会計は上書きで修正し、保存することで即時に会計帳簿に反映されます。
これは大きなメリットでありますが、一方で電子帳簿保存法において留意すべき点があります。
令和3年の税制改正では、電子的に作成された国税関係帳簿や書類を電磁的記録で保存する際の税務署長の事前承認が不要になりました。会計帳簿は紙で保存することが原則ですが、この改正により、要件を満たしていれば、電子媒体で保存することが届出・承認を得ることなく、できるようになりました。
さらに、特定の国税関係帳簿を届出書を提出することで優良な電子帳簿として認定されると、過少申告加算税が5%軽減されるようになりました。
過少申告加算税は、税金を申告する際に、実際よりも少ない金額を申告してしまった場合に課される追加の税金です。つまり、本来納めるべき税金よりも少なく申告したときに、その差額に対してペナルティとして加算される税金のことを指します。
令和3年の税制改正では、特定の条件を満たす優良な電子帳簿に対して、過少申告加算税が5%軽減されることになったのです。適用するには届出が必要です。
この優良な電子帳簿を申請する場合の要件の１つに、
記載事項の訂正・削除を行った場合には、「これらの事実及び内容を確認できる電子計算処理システムを使用すること」という要件があります。
クラウド会計を使っている場合、最初に申し上げた通り、修正などが上書きによって簡単にできますが、この要件を満たすことはできるのでしょうか？
今回は、クラウド会計の仕訳の登録・訂正・削除の履歴の確認仕方をマネーフォワード会計のケースで確認していきたいと思います。
１．仕訳履歴保存機能
こちらのマネーフォワードのサイトにあるように、仕訳履歴保存の機能を使えば、仕訳の登録・訂正・削除の履歴を確認することができます。
以下の各種設定から、事業者の画面を選択し、中段くらいにある電子帳簿保存法の箇所にある「仕訳履歴保存機能を利用する」をチェックすることで使えます。
電子帳簿保存法対応をしない場合であっても、こちらの機能にはチェックをしておいた方が良いでしょう。
こちらの設定は、仕訳が1件でも登録されていると、年度途中で後からチェックを入れることができません。「仕訳履歴保存」機能を利用するためには、対象年度内に登録されている仕訳をすべて削除しないといけなくなるので、セットアップの際に注意が必要な項目の1つです。
２．仕訳の履歴の確認方法
① 仕訳の登録・訂正履歴の場合
仕訳帳の画面で仕訳の右側にある縦三点リーダーをクリックすると仕訳履歴詳細画面で履歴を確認することができます。
② 仕訳の削除の場合
仕訳が削除された場合は、仕訳帳には出てきません。そのため、仕訳帳の上に、「削除済仕訳履歴」というボタンがありますので、ここから履歴を確認します。
試しに、仕訳を削除してみますと以下のように削除された日時と操作者がわかるようになっています。
以上、クラウド会計を利用した場合でも、仕訳の登録・訂正・削除の履歴を確認する方法がありますので、他の要件を満たしていることを確認した上で、優良な電子帳簿として登録申請するのを検討されるのは良いでしょう。
